[Trigami-Review]
Sind Sie auch einer oder eine der
Glücklichen der/die demnächst einen Kongress planen darf? Und Sie
denken.. oh mein Gott ist da viel zu bedenken.
Dann habe ich etwas tolles für Sie
entdeckt.

Sicher, es gibt eine Reihe von
Checklisten, sicher auch im Internet. Was ist zu tun, wenn ich einen
Kongress veranstalte? Was muss ich bei einem Workshop beachten? Wie
plane ich eine Tagung?
Irgendwann kommt aber der Punkt des Zusammenspiels
von Anmeldung, Internetauftritt und Verwaltung des Inhalts. Gut wenn
es dann Tools gibt, die einem die Arbeit erleichtern und einen
Großteil davon sogar abnehmen.
Tagungen bzw. Kongresse zu organisieren stellen
eine große Herausforderung dar, gerade komplexen Veranstaltungen,
die über mehrere Tage gehen und eine große Teilnehmerzahl
vorweisen muss ein gewisser Handlungsspielraum eingeräumt werden. Um
die Veranstalter zu unterstützen und Konferenzen flexibler zu
gestalten, wurde Contoo
entwickelt, ein web-basiertes Organisations- und Verwaltungstool.
Der Untertitel „The Conference Tool“ gibt dann
auch gleich an, worum es geht. Mit Hilfe dieses Onlinetools können
angemeldete Nutzer problemlos online eine Konferenz planen und
verwalten. Schlicht und sehr grün wirkt der Internetauftritt, der
sich auf wissenschaftliche Tagungen spezialisiert hat, sicher aber
auch für andere Konferenzen und Tagungen genutzt werden kann. Ein
Video erklärt die Vorteile und gibt ein Überblick über die
möglichen Nutzungsoptionen.
Und wie funktioniert es?
Nach der kostenlosen Registrierung erhält man einen
Aktivierungscode per Mail, mit dem man seinen Account freischaltet.
Nach dem Anmeldevorgang steht die Verwaltung und
Neuanlage einer Veranstaltung als Nutzungsmöglichkeit zur Verfügung.
Die Leistungen zeigt das Tool erst, wenn es im Einsatz ist.
Bereits angelegte Konferenzen kann man im Verwaltungsbereich
sehen. Möchte man eine neue hinzufügen, klickt man auf „Neuer
Kongress“. In diesem Menü kann man wählen, ob man seine Daten
mittels eines Assistenten eingibt oder manuell erstellt. Letzteres
ist nur für Erfahrende empfohlen.
Es gibt einen Assistenten, der einen an die „Hand“ nimmt.
Die Website steht in Deutsch und Englisch zur
Verfügung, Konferenzen können aber auch in Französisch, Spanisch
oder Italienisch angelegt werden. Das ist eine große Vielfalt.
Problemlos lassen sich die Optionen wählen, Namen und Beschreibungen
eingeben. Der Ort, die Referenten. Das Tool hilft bei der
Zusammenstellung der Preislisten, des Ablaufplans. Die Anmeldungen
können online erledigt werden und es ist möglich eine Website zu
erstellen, die, eingebunden in den eigenen Internetauftritt schnell
den Ablauf der Veranstaltung darstellt und als Anmeldeseite fungiert.
An alles ist gedacht, auch die Antwort E-Mail. Daten können
exportiert werden, XML- und PDF-Dateien erstellt werden.
Häkchen und
Warnzeichen informieren über den Bearbeitungsstatus der einzelnen
Bearbeitungsschritte.
Erst wenn alles fertig
ist und man Contoo nutzen möchte, ist der Dienst gebührenpflichtig. Aber das Geld ist wirklich gut angelegt, denn man spart Zeit.
Auch der Service ist
super, bei Fragen erhält man blitzschnell eine Antwort.
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